#Konferenzteilnehmer zweiter Klasse

Knapp die Hälfte der Teilnehmer von Telefonkonferenzen haben während eines Calls schon auf der Toilette gesessen. Ein Viertel spielt Videospiele, 9 Prozent machen Sport, während der Chef die neuesten Umsatzzahlen referiert. Diese Ergebnisse einer Umfrage von Intercall, einem großen Anbieter von Telefonkonferenzen, zeigen eins: Menschen im Homeoffice sind oft abgelenkt, wenn sie an einer Besprechung teilnehmen.

Der Versuchung, während eines Calls an anderen Dingen zu arbeiten – man sitzt ja sowieso am Computer –, mögen einige besser widerstehen können als andere. Fakt ist, dass es unmöglich scheint, aus der Ferne ebenso konzen­triert an einer Besprechung teilzunehmen wie im Konferenzraum.

Das Ende der im Zuge der Corona-Pandemie gesetzlich verordneten Homeoffice-Pflicht am 30. Juni könnte damit als Grund zur Freude angesehen werden. Wenn alle Mitarbeiter wieder im Büro arbeiten, finden Meetings wieder physisch statt, und alle sind konzentriert dabei, so die Überlegung. Die hat nur einen Haken: Es wird kaum ein Unternehmen zu 100 Prozent Büroarbeit zurückkehren.

Der Grund ist einfach. Es gibt viele Mitarbeiter, die das nicht wollen. Das zeigte gerade unfreiwillig der Technologie-Konzern Apple, der auf eine – im Vergleich zu vorpandemischen Zeiten – immer noch großzügige Homeoffice-Regelung hin prompt Proteste seiner Mitarbeiter erntete. Stein des Anstoßes war die Ankündigung des Managements, man erwarte von September an zumindest für drei Tage in der Woche die Anwesenheit ihrer Mitarbeiter im Büro.

„Mit Flexibilität und Freiräumen ist mehr gewonnen“

Das Marktforschungsunternehmen Gartner schätzt, dass bis Ende kommenden Jahres 47 Prozent aller Wissensarbeiter der Welt im Homeoffice arbeiten werden. Vielerorts könnte sich auch ein Wechsel-Modus zwischen Büro und Homeoffice etablieren, heißt es in etlichen weiteren Prognosen. „Neben der Branche ist vor allem die Größe von Unternehmen dafür entscheidend, wie Meetings in der hybriden Arbeitswelt künftig aussehen werden“, sagt Inga Dransfeld-Haase, Personalmanagerin im Mineralölkonzern BP und Präsidentin des Bundesverbands der Personalmanager (BPM). In großen Unternehmen entschieden die Einheiten oft selbständig, wie sie zusammenkommen und sich besprechen. „Das kann durchaus unterschiedlich im gleichen Haus gehandhabt werden“ glaubt Dransfeld-Haase mit Blick auf die Zukunft. In kleineren Organisationen dürfte das wohl viel öfter auf feste Präsenztage hinauslaufen. „Aber mit Flexibilität und Freiräumen ist mehr gewonnen als mit pauschalen Regeln und Vorgaben.“

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Einiges spricht also dafür, dass es auch nach dem Ende der akuten Pandemie die Regel bleiben wird, nicht immer alle Teilnehmer einer Besprechung am selben Ort zu haben. Fachleute nennen eine solche Situation dann ein „hybrides“ Meeting – eEin Teil wird am Tisch sitzen, ein Teil zu Hause oder an anderen Orten. Viele Personalmanager hätten Schulungen für virtuelles Führen und hybride Meetings zur Chefsache gemacht, sagt Dransfeld-Haase: „Wenn ein Meeting hybrid stattfindet, dann muss es inklusiv sein. Kein Beschäftigter darf mit seinem Anliegen hinten runterfallen, weil er virtuell dabei ist.“

Technologieunternehmen tüfteln deshalb an Lösungen, um solche, angesichts der eingangs erwähnten Ablenkungen unweigerlich schwierigen Besprechungssituationen zu verbessern. „Es muss erst mal um die Frage gehen: Wie bringe ich hybride Teilnehmer zusammen?“, sagt Christian Vogt, Leiter für „Workplace Transformation“ der deutschen Niederlassung des auf Telekommunikationslösungen spezialisierten Konzerns Cisco. Denn eine Videokonferenz, wie sie heute meist eingesetzt wird, eignet sich für hybride Besprechungen nur begrenzt: Es wird immer mehr Kommunikation zwischen den Teilnehmern stattfinden, die direkt vor Ort sind, als mit den zugeschalteten. „Das Ziel ist: Teilnehmer zweiter Klasse soll es nicht geben“, sagt Vogt.