#Briefe werden zu E-Mails

Bevor der Briefträger kommt, klingelt es im digitalen Postfach: Kunden der Deutschen Post können sich den Inhalt vieler Briefe künftig vorab als E-Mail zuschicken lassen. An diesem Mittwoch geht der neue Service nach Informationen der F.A.Z. an den Start.

Dazu erweitert die Post ein Angebot, das sie im vorigen Sommer gemeinsam mit den E-Mail-Anbietern GMX und Web.de gestartet war. Dabei kündigt die Post registrierten Kunden per E-Mail an, dass ein Brief unterwegs ist. Während bisher nur ein Foto des Briefumschlages mit dem Adressaufkleber zu sehen war, kommt nun zusätzlich eine PDF-Datei mit der digitalen Kopie des Inhalts dazu.

„So können unsere Kunden ab sofort wichtige Mitteilungen auf zwei Wegen erhalten: als rechtssicheren Brief und als praktisch archivierbare E-Mail“, beschreibt Briefvorstand Tobias Meyer die Idee. Der Service ist kostenlos. Teilnehmen können zunächst rund 35 Millionen Nutzer von GMX und Web.de. Rund der Hälfte aller deutschen Internetnutzer steht der Service damit von Anfang an zur Verfügung. Sie müssen sich dafür in ihrem E-Mail-Postfach anmelden und der Verarbeitung ihrer Daten ausdrücklich zustimmen. Gültig wird die Anmeldung erst dann, wenn die Kunden sie durch eine Transaktionsnummer bestätigen, welche ihnen die Post per Brief zuschickt.

Alle relevanten Informationen digital bündeln

Für die Briefankündigung haben sich inzwischen rund 1,2 Millionen private Nutzer registriert. „Das hat uns sehr positiv überrascht“, sagte Jan Oetjen, Geschäftsführer von GMX und Web.de, die zum Internetkonzern United Internet gehören. Mit der digitalen Kopie hätten die Kunden nun erstmals die Möglichkeit, alle relevanten Informationen von Unternehmen und Behörden digital zu bündeln und immer und überall über ihr Smartphone abzurufen. „In drei Jahren rechnen wir mit einer zweistelligen Millionenzahl von Nutzern“, prognostizierte Oetjen im Gespräch mit der F.A.Z.

Für die digitalen Kopien muss die Post die Briefe nicht öffnen und Inhalte einscannen. Unternehmen und Behörden, die sich an dem Angebot beteiligen, liefern PDF-Dateien ihrer Sendungen an Druckzentren. Dort wird dann der Versand der physischen Briefe vorbereitet, während die Post die digitalen Kopien für den neuen Service nutzen kann. Zum Start seien fünfzig Großversender wie Vodafone und Otto dabei, außerdem mehr als zehntausend kleinere und mittlere Unternehmen.

Die Post winkt ihnen mit einem Bonus von einem Cent für jede eingelieferte PDF-Datei. „Damit vergüten wir den Versendern den technischen Aufwand für die Anbindung an unsere Schnittstellen“, sagte Klaus Ehrnsperger, Leiter Produktmanagement Briefkommunikation und E-Post, der F.A.Z. Durchschnittlich rund 55 Millionen Briefe verarbeitet die Post jeden Tag. Wie viele für den neuen Service in Frage kommen, wollte der Konzern nicht sagen.

Post verspricht durchgehende Transportverschlüsselung

Ein heikles Thema rund um den Brief und sensible Inhalte wie Versicherungsunterlagen oder Rechnungen ist der Datenschutz. Die Post und ihr Partnerunternehmen versichern, dass niemand mitlesen könne. Die technische Umsetzung erfolge über besonders abgesicherte Schnittstellen und „hochsichere IT-Infrastrukturen“. Alle Versandwege zwischen der Post und den E-Mail-Postfächern würden mit einer durchgehenden Transportverschlüsselung geschützt.

Datenerhebung und Datenverarbeitung sollen ausschließlich in deutschen Rechenzentren erfolgen. Die gesamte Kette erfülle die Anforderungen der europäischen Datenschutz-Grundverordnung. Das Briefgeheimnis sei auch für die digitale Kopie gewährleistet. „Wir haben das Vorhaben intensiv mit der Bundesnetzagentur und dem Bundesdatenschutzbeauftragten erörtert. Auf beiden Seiten gibt es aktuell keinerlei Bedenken“, sagte Ehrnsperger.

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Die Post verbindet mit dem neuen Service zwei Stoßrichtungen. „Mit der digitalen Kopie machen wir den Papierbrief attraktiver. Das wird helfen, die digitale Substitution und den Volumenschwund zu bremsen“, so Ehrnsperger. Das Briefaufkommen ist in Deutschland zwar stabiler als in vielen anderen Ländern. Trotzdem muss die Post jedes Jahr einen Rückgang von 2 bis 4 Prozent hinnehmen. Diesen Transformationsprozess müsse die Post „selbst aktiv mitgestalten, wenn wir langfristig im Kommunikationsmarkt bleiben wollen“, sagte Ehrnsperger. Seit mehr als zehn Jahren versucht der Konzern, seinen Briefversand zu digitalisieren. Mehrere hundert Millionen Euro wurden in den E-Post-Brief investiert, eine Art besonders geschützte und rechtsverbindliche E-Mail.

Die Erfahrungen hätten gezeigt, dass die Umstellung auf rein digitale Kanäle ein zu großer Sprung gewesen sei, sagte der Manager. Viele Prozesse in der Verwaltung und in den Unternehmen liefen eben immer noch über Papier. „Deshalb wollen wir den Kunden den Übergang erleichtern, indem wir eine Brückenlösung anbieten.“ Die E-Post hatte, wie auch die vom Staat zusammen mit der Deutschen Telekom vorangetriebene De-Mail, einen großen Nachteil: Sie bildete ein eigenes, in sich geschlossenes System, das nicht mit der üblichen E-Mail kompatibel war. Deshalb gehe die Post inzwischen in eine andere strategische Richtung, wobei die technische E-Post-Plattform in großen Teilen weiter genutzt wird.

Der Grundgedanke freilich hat sich nicht geändert: „Das Ziel bleibt eine rechtsverbindliche digitale Kommunikation nach den europäischen Vorgaben und dem De-Mail-Gesetz“, sagte Ehrnsperger. Wenn das gelingt, können sich Versender und Kunden in Zukunft viele Papierbriefe ganz sparen und sich gleich mit elektronischer Geschäftspost begnügen.