Die Wichtigsten Regeln Für das Home Office

Seit Beginn der Corona-Pandemie arbeiten viele von uns von zu Hause aus. Hier sind daher unsere besten Tipps für ein Team, das komplett im Home Office arbeitet.

Die Katze in die Kamera halten, während der Arbeitszeit beim Roulette Echtgeld verzocken oder in der Badehose arbeiten: Mittlerweile leben wir seit mehreren Jahren mit dem Virus und man hat auch in der Arbeitswelt so einiges schon miterlebt. Dabei ist es gar nicht so schwer, sein Team auf das Arbeiten im Home Office einzustellen, wenn man ein paar Dinge beachtet.

Planen Sie sorgfältig!

Anfangs dachten noch viele, dass man für Home Office einfach nur Mitarbeiter mit Laptops ausstatten und nach Hause schicken muss, doch ganz so einfach ist es nicht. Die Arbeit von verschiedenen Standorten aus erfordert eine Strategie.

1. Legen Sie Regeln fest. Dazu sollten Richtlinien gehören, wie man sich über die Mittagspause verständigt, welche (flexiblen) Arbeitszeiten gelten und wann und wie man den Rest des Teams kontaktiert.
2. Erstellen Sie einen Zeitplan für virtuelle Meetings. Da man nicht mehr einfach in das Büro eines Kollegen gehen kann, um etwas zu besprechen, ist es wichtig, regelmäßige (virtuelle) Treffen einzurichten, um den Informationsaustausch zu gewährleisten. Das kann zum Beispiel jeden Tag ein 20-minütiges „Briefing sein“, in dem man alles Mögliche ohne feste Regeln besprechen kann, und ein einstündiges „Weekly Meeting“, das festen TOP folgt und in dem wichtige Entscheidungen getroffen und vermittelt werden.
3. Wenn Sie außerdem noch kein Wissensmanagementsystem haben, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, eins einzurichten! Erstellen und pflegen Sie einen digitalen Aktenschrank auf einer Cloud-Plattform wie Google Drive oder Dropbox. So können Sie auch weiterhin auf Kundenakten und Co. zugreifen und diese untereinander teilen.

Kommunikation ist das A und O

Ein großer Teil unserer Kommunikation läuft über Gestik und Mimik – das ist im Home Office schwierig. Deshalb ist es sinnvoll, Ihr Team mit neuen Wegen und Mitteln der digitalen Kommunikation vertraut zu machen. Das sorgt auch dafür, dass sich die Mitarbeiter zu Hause nicht zu einsam fühlen. So könnte eine Herangehensweise aussehen:

• Mehr Besprechungen als man sie im Büro halten würde. Normalerweise finden Besprechungen im Büro nur statt, wenn ein Projekt ansteht oder geplant wird. Wenn das Team aus der Ferne arbeitet, ist es jedoch sinnvoll, die Zahl der Besprechungen zu erhöhen. So kann man in einem persönlichen Gespräch schneller zu einer Lösung kommen kann als in endlosen Chatverläufen oder E-Mail-Konversationen.

• Digitale Kaffeepausen. Es gibt viele, die behaupten, dass die wirklich wichtigen Entscheidungen bei einem Bier nach der Arbeit getroffen werden. Mal ehrlich: Was wäre die Arbeit ohne den Plausch an der Kaffeemaschine? Deshalb ist es wichtig, auch bei der Arbeit von zu Hause aus auf die zwischenmenschliche Kommunikation zu achten, die unabhängig von der Arbeit ist. Warum also nicht gemeinsam einen Kaffee oder ein Bier vor der Webcam trinken und dabei miteinander reden?

• Telefon/Videokonferenz > Chat/E-Mail. Wie oft verschicken wir eine Nachricht, die von den Empfängern völlig missverstanden wird? Oft. Das liegt daran, dass wir Menschen Mimik brauchen, um Nachrichten richtig einschätzen zu können. Fehlen diese, neigen wir zu Über- oder Fehlinterpretationen. Deshalb ist es auch wichtig, dass Sie in Ihrer Kommunikation explizit sind. Erwarten Sie nicht, dass Ihre Gesprächspartner zwischen den Zeilen lesen und sich durch Nachfragen vergewissern, ob die Person verstanden hat, was Sie ihr mitteilen wollen.

• Bringen Sie Spaß (und Emojis) ins Spiel. Um Emotionen und Befindlichkeiten in der Korrespondenz besser auszudrücken, verwenden Sie Emojis oder Gifs. Diese veranschaulichen auf alberne Weise, wie wir uns fühlen, und können dazu beitragen, die Stimmung fröhlich zu halten (trotz Quarantäne).

Das Büro zu Hause

Bei den derzeitigen Mietpreisen können sich nur wenige Menschen das Privileg eines voll ausgestatteten Arbeitszimmers leisten. Diese Tipps erleichtern die Arbeit am Computer zu Hause:

• Schaffen Sie sich einen klar definierten Arbeitsplatz. Um den Überblick zu behalten, hilft es manchmal, einen klar abgegrenzten Arbeitsbereich zu schaffen. Dann stört es auch niemanden, wenn bis zum nächsten Tag Gegenstände herumliegen. Am besten eignet sich dafür natürlich ein Schreibtisch, aber auch der halbe Küchentisch kann vorübergehend zum Arbeitsplatz umfunktioniert werden.

• Vergessen Sie die Pausen nicht. Eine große Gefahr bei Fernarbeit oder kurzzeitigem Arbeiten von zu Hause aus ist, dass man vor lauter Stress die Pausen aufgibt oder vergisst. Deshalb kann es hilfreich sein, für sich selbst oder das ganze Team klare Zeiten festzulegen.

• Es ist auch wichtig, den Computer am Ende des Tages auszuschalten. Wie bei den Pausen besteht auch hier die Gefahr, dass die zeitlichen Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben verschwinden. Das mag in Ordnung sein, wenn Sie zwischendurch Ihre Wäsche aufhängen wollen, kann aber stressig werden, wenn Sie regelmäßig bis halb neun abends auf dem Sofa sitzen, um „etwas für die Arbeit fertig zu machen“. Es kann also hilfreich sein, die Arbeitszeiten klar zu definieren und den Computer am Ende dieser Zeiten wirklich abzuschalten.

• Gönnen Sie sich kleine Belohnungen. Im Homeoffice gibt es niemanden, der Ihnen auf die Schulter klopft, wenn Sie etwas Großartiges geleistet haben. Deshalb: Belohnen Sie sich! Sei es mit einem Stück Kuchen oder indem Sie Ihren Kollegen in einer virtuellen Besprechung von Ihrer Heldentat erzählen und so die verdiente Anerkennung erhalten.

von Paul Blinken

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